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遠隔地居住者による郵送仮申請で用意した書類と郵送方法【アメリカでパスポート更新】

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この記事では、遠隔地居住者による郵送仮申請でわたしがどの書類をどんなふうに送ったかについて、なるべく詳しくまとめてみました。

実際には何も指摘されることなく一回で書類が受理されたのですが、実際に準備をはじめてみると「これで問題ないかな?」と思うことも結構ありました。

もちろん領事館に電話すれば答えてくれると思うんですが「こんな些細なことでわざわざ問い合わせていいのかな?」となんとなく気がひけませんか?そんなわたしみたいな方の参考になれば嬉しいです。

では、早速みていきましょう。

もくじ

遠隔地居住者による郵送仮申請でわたしが用意した書類

これは2021年に遠隔地居住者による郵送仮申請した時の記録です。これから手続きされる方は必ず在シカゴ日本国総領事館のホームページで最新情報をご確認ください。

この記事ではなるべく詳細に解説するようにがんばったつもりです。が、それでもわからないことは領事館に確認をお願いします。

わたしが申請したパスポートの種類など
  • パスポートの切替発給(更新)
  • 10年有効パスポート
  • パスポートの有効期限が切れる前の更新
  • 氏名や住所など、記載事項の変更点なし

※有効期限後の申請、5年用パスポートの申請、重国籍者の申請、非ヘボン式表記や別名表記などが必要な方の申請などは追加書類や追加記入欄がある場合があります。ご自身のケースを確認した上で書類をご用意・ご記入ください。

わたしが郵送したもの一覧
  • パスポート申請書
  • パスポート用の写真一葉
  • 現在所有の日本旅券の写し
  • 米国で有効な滞在資格を証明する文書の写し
  • 同意書
  • 旅券受領希望日申込書

上記すべてを折らずに封筒に入れ、Signature Confirmation付きで郵送しました。

パスポート申請書

外務省のホームページから、パスポート申請書をPDFでダウンロードできます。

質問に答えていくと、所持人自署(サイン)欄以外はすべて記入された状態のPDFを作成できました。空欄の用紙をプリント後、手書きで記入することも出来るようです。

質問事項が多いので時間に余裕のある時に作業するのがオススメ。作業途中で保存し、あとで続きを記入することはできないようです。

アメリカで申請する場合、PDFはレターサイズに印刷しても大丈夫です。ただし等倍(用紙にあわせて拡大・縮小しない)で印刷する必要があります。

プリンターが自動で少し縮小して印刷することがあるので、印刷したら必ずサイズを確認しましょう。

わたしはFedexで白黒で1ページずつ片面印刷しました。等倍サイズの件も、あらかじめ伝えておいたので問題ありませんでした。Fedexでは少し厚めの上質紙にプリントしました。

記入例と実際に印刷したパスポート申請書はよく見るとデザインがちょっと違っていたので大丈夫かな、と不安でしたが、問題なく受理されました。

サインはちょっと練習してから、シャーペンで下書きした後細めの油性ペンで清書し、上から消しゴムで下書きを消しました。申請書は折れていたり汚れていたりするとダメなようなので、慎重に作業しました。

印刷した申請書が等倍かどうか確認する方法

印刷した申請書が等倍かどうか確認する方法ですが、パスポート申請書の一枚目「ダウンロード申請書チェックシート」を使います。下の方にある写真のサイズを測って、記述と同じであれば等倍で印刷されていることになります。

実はFedexで印刷したもの、2mmくらい足りなかったのですがそのまま送ってしまいました。結果としては問題ありませんでした。

パスポート用の写真一葉

わたしはパスポート用の写真を主人にスマホで撮影してもらいました。近所に撮影してくれるお店があれば、そこで撮影してもいいと思います。

自分たちで撮影したものが本当に大丈夫かどうかイマイチ不安だったので、US Passport Photo Toolにアップロード。有料で基準を満たした写真かチェックしてもらいました。すると写真の明るさを少し調整してくれました。

写真についてはアメリカのパスポートの基準で撮影したものでも大丈夫なようです。サイズもUS基準で大丈夫でした。

US Passport Photo Toolでは写真をプリントして自宅に郵送してくれるオプションもありましたが、わたしは自分でプリントすることにしました。

こちらのサイトではアップロードした写真を、4×6で写真プリントした時にUSパスポート基準サイズになるデータでダウンロードできました。

データはWallgreenで普通の写真プリントと同じ用紙にプリントしました。いらない部分をカッターで切ろうとするとなぜかガタガタになってうまくいかなかったので、ハサミでカット。

後ろに油性マジックで自分の名前を日本語フルネームで書いてから、小さな袋に入れて傷つかないようにして封筒に入れました。

現在所有の日本旅券の写し

いま持っているパスポートの写しは6ページ目まで必要です。わたしはレターサイズの普通のコピー用紙に、モノクロ原寸サイズで片面コピーしました。

米国で有効な滞在資格を証明する文書の写し

グリーンカードの表面、裏面をそれぞれレターサイズの普通のコピー用紙に、モノクロ原寸サイズで片面コピーしました。

同意書

同意書のデータをレターサイズの普通のコピー用紙にモノクロでプリントし、自分の名前を日本語の手書きでフルネームで記入しました。「二箇所全く同じで大丈夫かな?」と不安になりましたが、特に問題ありませんでした。

旅券受領希望日申込書

旅券受領希望日申込書のデータをレターサイズの普通のコピー用紙にモノクロでプリントし、手書きで記入しました。

書類の郵送から確認まで

用意したすべての書類をアマゾンの段ボールをレターサイズにカットしたもの(折り曲げ防止のため)と一緒に透明のプラスチック袋(汚れ防止のため)に折らずに入れ、それをさらに送り先を書いた封筒に入れました。

封筒の表には赤いペンで目立つように「DO NOT BEND」と書いてから、USPSでSignature Confirmationつきで郵送。

もらったレシートにあるトラッキングナンバーで、書類が今どこにあるのか、いつ届けられたかをUSPSのサイトで調べることができます。

メールアドレスを登録しておけば、いちいちサイトにアクセスしなくても書類の動きを逐一メールで知らせてくれます。

封筒が届いた日から数日後に領事館に電話し、書類に不備がないか確認してください。わたしは書類が届いてから二日目の午後に電話しましたが、すでに確認ずみだったようですぐに確認作業は完了しました。

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